Produkt-Informations-Management (PIM) – ein Bestandteil jeder digitalen Transformation

Gastautor: René Achermann

Durchgehende Prozesse – von der Bestellung bis zur Kundenzufriedenheits-Messung

 

Bereits heute verfügen die meisten Firmen über administrative Software für Finanzbuchhaltung, Lohnwesen, Kreditoren, Debitoren und Lagerbewirtschaftung. Möglichst mit wenig Aufwand, automatisiert vom Einkauf, über Lieferanten- und Kunden-Bestellung, Abrechnung und Mahnwesen bis hin zu kundenspezifischen Statistiken. Dazu sind ERP Lösungen im Einsatz, die im Produktionsbetrieb durch eine Produktionsplanungs-Software ergänzt werden. Doch meist sind mit einem ERP System längst nicht alle Bedürfnisse im Unternehmen gedeckt. Unsere Kunden möchten mehr wissen, als das, was im ERP gepflegt werden kann.

 

Anforderungen des Verkaufs – im Gegensatz zur Administration

Für die Verkaufs-Administration sind «einfache» (kurze) Beschreibungen, wenige Eigenschaften, Lagerbestand, kundenspezifische Preise, Rabatte und Versandkosten die wichtigen Kriterien. Doch der Kunde kauft nicht gerne die «Katze im Sack». Ohne Kunden – keine Aufträge. Der Kunde möchte die Details eines Produkts vorab im Detail kennenlernen und mit anderen Produkten vergleichen können. Er möchte darin die eigenen Anforderungen erfüllt sehen!

In der Praxis triff man dann im Unternehmen sehr oft auf viele Insellösungen, auf denen teilweise mangelhafte (unvollständige) Informationen gesucht werden müssen oder ganz fehlen, wie z.B. eine umfassende Produktbeschreibung, hochauflösende Fotos, Produkt-Parameter-/Eigenschaften u. v. m. Die Suche nach fehlenden Daten und Elementen kostet ein Unternehmen bzw. die Mitarbeitenden immens Zeit.

Und – man hinkt den Bedürfnissen des Verkaufs bzw. der Kunden weit hinterher. Der Verkauf möchte seine Kunden individuell und schnell betreuen, doch das ist mit bisherigen, manuellen Mitteln (Herstellung von Dokumenten mit Grafiksoftware wie Indesign oder mit Excel, Word etc.) aufwändig und langsam.

 

Basis aller Prozesse – Geräte, Produkte oder Anlagen

Wie bereits oben erwähnt, ist für die innerbetrieblichen Prozesse eine betriebswirtschaftliche Software (ERP-Software) nicht mehr wegzudenken. Allerdings sind die meisten ERP-Systeme nicht oder nur mit zusätzlichem Programmieraufwand in der Lage, alle Marketing-Texte, Produkt-Parameter und Eigenheiten, hochauflösende Fotos (auch in Druckqualität), CAD-Zeichnungen, Datenblätter oder Zertifikate vollumfänglich zu erfassen.

Aufbau eines Produkt-Informations-Management-System
Aufbau eines Produkt-Informations-Management-System
Copyright: PIM-Software.ch

An die automatisierte Erstellung von komplexen Print-Katalogen, -Preislisten, Apps oder Datenexporten, z.B. in «BMEcat», aus einem ERP ist nicht zu denken. Diese Prozesse lassen sich mit einer modernen PIM-Software (Produkt-Informations-Managements) automatisieren. Alle Produktdaten werden aus dem ERP, aus Indesign, Word, Excel oder anderweitigen Quellen auf das PIM sauber strukturiert übernommen.

 

Pflege des Sortiments im Bereich Marketing

Die speziellen Bedürfnisse des Marketings lassen sich mit einer modernen PIM-Software vollumfänglich abdecken.

Basis dazu ist allerdings eine auf verschiedenen Ebenen aufgebaute Sortimentsstruktur, die im Gegensatz zum ERP in einer baum-ähnlichen-Struktur mittels Produktkategorien aufgebaut sein sollte. Z.B. mit einer Oberkategorie «Werkzeuge» und einer Unterkategorie «Bohrer». Ausserdem müssen, ohne Programmieraufwand, sämtliche Eigenschaften/Parameter eines Produkts erfasst und gepflegt werden können. Dazu gehört auch eine komfortable Mediendatenbank, in der Produktbilder nur einmalig hochgeladen werden müssen und dann für verschiedene Zwecke wie Printqualität, Web-gross und Web-klein automatisch konvertiert werden sollten. Ausserdem sollte man Bilder in allen notwendigen Daten-Formaten (.eps, .tif, .ps, .jpg, .png etc) oder Farbräumen (rbg, cmyk) oder Dokumente (Word, Excel, PDF. etc.) speichern und verwalten können.

Wie der Name schon sagt, ist ein PIM ein Produkt-Informations-System und hilft den Mitarbeitenden Informationen einfach und schnell aufzufinden. Ein weiterer gewichtiger Vorteil ist, dass so alle Produkt-Informationen an einem «Stamm» hängen (Durchgängigkeit = kein mehrmals Erfassen und Pflegen von Produktdaten) – so lassen sich alle geplanten Marketingmassnahmen einfach und effizient umzusetzen.

 

Cross Media Publising – oder das medienübergreifende Publizieren

Beim Cross Media Publishing werden Publikationen erstellt, die zu unterschiedlichen Medien gehören (Print, Online, Mobile etc.), dabei aber auf einer einheitlichen Datenbasis beruhen.

Und dazu ist das PIM geradezu prädestiniert. Mit einem gut strukturierten und aktuellen Produktsortiment sind Marketing-Schaffende mit der PIM-Software in der Lage, unterschiedliche Printmedien (Flyer, Kataloge, Datenblätter, Preislisten, Newsletter etc.) automatisiert zu generieren. Auch kundenspezifische Auszugskataloge sind problemlos innert kürzester Zeit zu erstellen.

Mit denselben Daten können automatisiert aber auch

getätigt werden.

 

Der Kreis schliesst sich

Durch den Einsatz einer PIM-Software werden die administrativen Prozesse bis ins Marketing erweitert. Das letzte Glied der Kette ist eigentlich das 1. Glied im Unternehmensprozess. Es hilft mit, Kunden zu gewinnen und deren Bedürfnisse besser abzudecken, einfach, schnell und kostengünstig Werbemittel zu erstellen oder einen Shop aktuell zu halten. Der zeitliche Aufwand zur Erstellung von Marketingunterlagen kann gemäss Erfahrung von Anwendern um bis zu 90 % gesenkt werden, was schlussendlich auch die Amortisation einer Investition wesentlich schneller ermöglicht.

 

Auswirkungen auf die Mitarbeiter

Die Erfahrung zeigt, dass sich viele Mitarbeiter vor dieser Automatisierung fürchten. Die Frage nach der Arbeitsplatzsicherheit – das Schreckgespenst aller Mitarbeitenden? Nehmen wir das Beispiel einer Grafikerin/eines Grafikers. Durch den Einsatz einer PIM-Software soll der Aufwand zur Erstellung von Printdokumenten massiv reduziert werden. Emotionale Verkaufsprospekte ohne umfassende Produkttabellen werden aber weiterhin manuell durch Grafiker z.B. mit Indesign erstellt. Aber – auch das Berufsbild eines Grafikers wird sich teilweise verändern. Für automatisierbare Dokumente wird anstelle der Grafik- eine Datenpflege-Tätigkeit in den Vordergrund rücken. Strukturiertes Denken ist gefragt. Der Umgang mit Software dürfte aber auch für eine Grafikerin kein Problem darstellen, da ja auch Indesign oder Photoshop Software-Verständnis erfordern.

Wer sich allerdings Veränderungen in seinem «Traum-Beruf» verweigert wird es künftig schwer haben auf dem Arbeitsmarkt.

Veränderung ist das einzig stetige im Leben!

Die Automatisierung und damit die digitale Transformation, lässt sich nicht aufhalten so wenig, wie sich vor 100 Jahren die Industrialisierung verhindern liess. Wann beginnen Sie mit Ihrem Projekt?

 

Fakten, die für eine PIM-Software sprechen:

  • Zeit- und Kostenersparnis bis zu 90%
durch sehr effiziente Produktdatenpflege und automatisierte Printgenerierung
  • Kundenspezifische Printdokumente
mittels einfach zusammenstellbarer Publikation
  • Schnelles Finden von Produkt- und Bilddaten
dank gut strukturierten und kompletten, detaillierten Daten
  • Einfache Text-Pflege in vielen Sprachen möglich
mit Wörterbuch und mit einer Dubletten-Erkennung
  • Unkomplizierte Datenübernahme von und -Übergabe an andere Systeme
durch flexible Import-Export-Schnittstelle
  • Keine Datensuche mehr im ganzen Unternehmen (verstreut auf Inseln)
weil Daten mit der PIM-Software wesentlich detaillierter und strukturierter erfasst werden können, als dies mit einer ERP-Lösung möglich ist

Weitere Info:

Katalog-Software.chPIM-Software.ch
www.ppa-communications.ch